A área de conhecimento: Gerenciamento de tempo PMBOK®
*Por Rodrigo Dantas
Gerenciar o tempo, considerando as tarefas e atividades diárias que precisamos desenvolver em um projeto é uma missão difícil. Algumas vezes podemos desperdiçar o tempo com algo que não é urgente naquele momento. E como manter os prazos e otimizar a gestão de tempo na execução dos projetos? Pensando nisso, muitas empresas utilizam as estratégias de gerenciamento de tempo PMBOK® com o propósito de identificar demandas, o perfil da equipe, bem como outros fatores que influenciam no tempo necessário para executar cada etapa de um projeto. Assim, os prazos podem ser definidos de acordo com a realidade, evitando atrasos, retrabalho e sobrecarga de atividades.
O que é PMBOK®?
O PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), consiste em uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas da gestão de projetos. É uma espécie de enciclopédia sobre gerenciamento de projetos publicada, regularmente revisada pelo PMI (Project Management Institute). Sua função é padronizar e difundir as práticas mais eficientes, testadas e comprovadas por gerentes de projetos do mundo inteiro em um só guia.
A gestão de projetos, tornou-se essencial para o bom desempenho de uma empresa de qualquer área de atuação. E, com o passar dos anos, novas técnicas foram criadas e aprimoradas para o gerenciamento de prioridades, prazos e custos nos projetos.
O gerenciamento de tempo PMBOK®
O gerenciamento de tempo PMBOK® ocorre a partir de um conjunto de processos estruturados de maneira que a equipe terá mais chances para se manter aderente aos prazos combinados pelo gestor. A seguir vamos destacar cada etapa proposta por essa área de conhecimento:
- Planejamento do gerenciamento de cronograma: Nesta etapa, o PMBOK® auxilia o gestor a identificar quais são as melhores políticas e procedimentos para desenvolver, gerenciar e controlar o cronograma do projeto.
- Definição das atividades: As atividades fundamentais são identificadas para cada uma das entregas do projeto. Assim, temos a visão das tarefas que os profissionais devem fazer para atingir os resultados esperados em cada etapa.
- Sequenciamento de atividades: Definição da documentação, bem como das relações de dependência entre cada atividade do projeto. Isso auxilia a priorizar rotinas e avaliar como os recursos podem ser distribuídos de um modo mais eficaz. Como resultado, as rotinas terão uma lógica, clara e objetiva.
- Identificação dos recursos envolvidos nas atividades: Tem como objetivo estimar o tipo e a quantidade de recursos financeiros e operacionais que serão necessários para executar cada uma das atividades do projeto. Como consequência, a empresa pode se planejar com antecedência e evitar a falta de recursos e/ou capacidade durante o projeto.
- Definição dos prazos: Nessa etapa, o gestor definirá quantos dias serão necessários para executar cada uma das atividades que fazem parte do projeto. É importante que seja levado em consideração metas, ferramentas, regras internas e o perfil dos times envolvidos em cada etapa, bem como possíveis desvios que estarão sujeitas as atividades.
- Desenvolvimento do cronograma: Aqui é realizado uma análise de cada atividade, a sua duração, as restrições e os recursos que são necessários para criar o cronograma do projeto. Esse ponto é um dos mais importantes para definir o cronograma.
- Controle do cronograma: O gestor deve controlar as mudanças que são feitas no cronograma, assim como o seu impacto no fluxo de trabalho. Lembre-se todos os desvios e riscos devem ser refletidos no cronograma também, desta maneira temos uma visão realista do cenário do projeto.
Conclusão
O gerenciamento de projetos não é uma tarefa fácil, depende da combinação de vários fatores para que as atividades se desenvolvam com fluidez e eficiência, minimizando conflitos ou erros. Outro fator de risco é o tempo, que pode atrapalhar as receitas da empresa e a entrega de resultados.
Os processos propostos pela área de conhecimento gerenciamento de tempo do PMBOK®, visam garantir que o projeto termine no prazo estipulado e assim diminuir as possibilidades de que ele venha a extrapolar os prazos, gerando insatisfação, aumentando os custos e diminuindo a desmotivação e tensão na equipe.
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