Por Tayná Delvechio*
Você sabe o que é um processo?
É um conjunto de atividades alinhadas a um mesmo proposito que são realizadas de forma complementar, sincronizada e/ou em sequência.
E um mapeamento de processo?
É o estudo que entende e organiza as atividades pertencentes aos processos, fazendo que sejam entendidas as entradas, processamentos e saídas, evitando que etapas sejam perdidas e atividades ocorram de forma não prevista.
Afinal, qual é a importância de processos mapeados dentro da organização?
O mapeamento de processos e a gestão devem caminhar lado a lado pois pensar em uma gestão sem processos bem definidos, é um erro. E logo de cara ressalto que um processo não começa do zero com 100% de maturidade,as melhorias acontecem de forma gradativa junto a riqueza de detalhes e aprendizado com os erros, descobrindo possíveis gargalos e possibilidades de ajustes.
Ao falarmos em gestionar algo ou alguém levamos em conta o fato que a organização e padrões seguidos facilitam e evitam erros em atividades simples e rotineiras. Então se uma área, por menor que seja, não possuir processos mapeados e definidos tudo automaticamente fica bagunçado e como consequência, em algum dado momento do ciclo de vida daquela atividade podemos verificar perda financeira e/ou de dados sensíveis.
Outro excelente motivo para que processos existam, sejam mantidos e atualizados de forma contínua é a gestão do conhecimento. Deve-se sempre pensar em cenários onde aquele colaborador essencial para uma operação específica não esteja presente durante um cenário de crise e a sua atividade possa ser executada com excelência e sem maiores problemas. O conhecimento deve ser sempre dividido e multiplicado, centralizar informações em pessoas chaves é um perigo muito grande e um problema que muitas organizações enfrentam sem nem mesmo se dar conta.
Tudo bem, mas você sabe o que é e como realizar um mapeamento de processo efetivo em sua organização? Aqui vão algumas dicas muito importantes!
- Defina como ponto de partida as suas necessidades e o que necessita ser entendido naquele momento – Não vale tentar abraçar o mundo;
- Seja extremamente detalhista, busque informações, converse com quem possua experiência dentro da atividade e não tenha medo de descobrir falhas;
- Crie ordens e etapas para execução de uma atividade macro.
Para que se tenha um ponto de partida, devemos entender que processos podem ser mapeados de diversas formas e as mais conhecidas são:
- Fluxogramas;
- Diagrama sistemático UML (Unified Modeling Language);
- Business Process Model and Notation (BPMN).
Podemos concluir que quanto mais soubermos sobre uma determinada área e/ ou atividade, melhor podemos desenhar processos e quanto mais explicativas as informações forem o processo de melhoria contínua se torna mais forte e produtivo.
Criar e manter processos pode parecer, e muitas vezes até é, burocrático, mas vale a pena. É perceptível como as áreas ficam mais organizadas e os trabalhos acontecem de forma contínua, com menores chances de erros e problemas.
Nossos Serviços
A consultoria [SAFEWAY] pode ajudar sua organização validando o nível de aderência e maturidade dos seus processos, bem como no desenho e arquitetura dos mesmos considerando o ambiente de negócio ao qual está inserido, de modo a identificar os processos de negócios mais críticos.
*Tayná Delvechio é Trainee da Safeway Consultoria.
Sobre a [SAFEWAY]
A SAFEWAY é uma empresa de Segurança da Informação, reconhecida pelos seus clientes por oferecer soluções de alto valor agregado, através de projetos em Segurança da Informação que atendam integralmente às necessidades do negócio. Nesses anos de experiência, acumulamos, com muito orgulho, diversos projetos de sucesso que nos renderam credibilidade e destaque em nossos clientes, os quais constituem em grande parte, as 100 maiores empresas do Brasil.
Hoje através de mais de 17 parcerias estratégicas com fabricantes globais e de nosso SOC, a SAFEWAY é considerada uma one stop shopping com as melhores soluções de tecnologia, processos e pessoas.
Vamos tornar o mundo um lugar mais seguro para viver e fazer negócios!
